Должностные инструкции: что они включают в себя и как их правильно разработать

Каждое должностное лицо имеет ряд определенных полномочий, то есть набора прав и обязанностей. Должностная инструкция – это документ, в котором прописываются все полномочия сотрудника. Это организационно-правовой документ, который принимается работодателем.

Должностная инструкция не является обязательным документом и разрабатывается локально.

Важно помнить, что должностная инструкция составляется не на конкретного человека, а на должность, поэтому хорошо составленный документ прослужит много лет, не зависимо от смены кадров.

Для чего нужны должностные инструкции

В должностной инструкции подробно прописываются все функции, права, квалификационные обязанности сотрудника. Четкость и конкретность изложения позволяют избежать недопонимания и возникновения некоторых конфликтных ситуаций. Должностные инструкции позволяют:

• рационально распределить обязанности и нагрузку между работниками, избегая повторений, неясностей и спорных моментов;
• использовать документ в решении конфликтных ситуаций;
• хорошо представлять качества и навыки, которые потребуются соискателю для вступления в должность;
• точно оценить соответствие квалификации работника занимаемой должности;

Помимо этого, в должностных инструкциях могут указываться взаимосвязи разных должностей. Благодаря всем вышеперечисленным пунктам, принятие должностной инструкции поможет улучшить отношения между работниками и руководителями, определить субординацию и подчиненность.

Должностная инструкция позволяет документально закрепить корпоративную структуру.

Безусловно, составление должностных инструкций выгодно, прежде всего, самому работодателю.

Помимо самых общих и основных вопросов, в должностной инструкции можно прописать так же рабочие часы, порядок выполнения работы и составления отчетности, организацию рабочего пространства, выплаты премий и компенсаций.

Таким образом, при правильно составленном документе, работник четко понимает все свои обязанности, права и формы ответственности, а работодатель избавляет себя от необходимости разбирать каждый спор с сотрудником при помощи трудовой комиссии.

Рекомендации по разработке должностной инструкции

Установленных законом правил для оформления должностных инструкций нет, поскольку этот документ не является обязательным по нормам ТК РФ. Для разных должностей инструкции составляются индивидуально. Однако существует несколько пунктов, которые обычно присутствуют в любой из них:

• описание должности, место в организационной структуре, порядок оформления назначения и снятия сотрудника, перечень требований к сотруднику, а так же список нормативных документов;
• должностные обязанности, права и связи с другими сотрудниками;
• какие действия могут привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности.
• цели, которых работник должен достигать.

Требования к форме организационно-распорядительных документов, к которым относятся должностные инструкции, изложены в Постановлении Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003.

По ГОСТУ Р 6.30-2003, в состав должностной инструкции обязательно должны входить:

• наименование организации;
• наименование документа, а так же номер и дата составления;
• заголовок: в данном случае, наименование должности;
• подпись разработчика;
• грифы согласования и утверждения;
• отметка о том, что работник с документом ознакомлен.

Многие пункты должностной инструкции перекликаются с трудовым договором. Иногда в месте, где трудовом договоре перечисляются обязанности сотрудника, добавляется отсылка к должностной инструкции, которая часто составлена подробнее, чем трудовой договор.

Правильнее сначала составит список требований к сотруднику и его обязанностей, и потом только брать на работу подходящих кандидатов. Однако, порой должность уже существует, а должностная инструкция еще не разработана. В таких случаях обычно используют 2 пути:

1. Когда работник сам составляет список своих обязанностей, исходя из опыта и выполняемой работы. Это, так называемый, путь «снизу вверх».
2. Когда руководитель сам составляет должностную инструкцию для каждого сотрудника, разрабатывая ее по всем правилам и нормам. Этот путь называется «сверху вниз».

Составление такого подробного документа, как должностная инструкция, занимает немало времени. Как правило, состоит оно из нескольких этапов:

• Для начала, определяется, что за должность будет вводиться, и какое место в организации она будет занимать.
• Выделяются основные должностные обязанности и права будущего сотрудника.
• Определяются требования, которые будут предъявляться к сотруднику, а так же определение личностных качеств, которыми должен обладать кандидат. Продумываются возможные нештатные ситуации в ходе рабочего процесса и порядок действий в этих ситуациях.
• Затем должностная инструкция согласовывается. Документ проверяют в юридическом плане (соответствие всем нормам и законам) и на структурном уровне, то есть определяется взаимодействие данной должности с другими, и проводится необходимая корректировка остальных должностных обязанностей.
• Руководитель утверждает разработанный документ, либо издает соответствующий приказ.
• Работник знакомиться с должностной инструкцией.

Готовая должностная инструкция хранится в отделе кадров или у руководителя.

Процедуры согласования и утверждения должностных инструкций помогают исключить возможные ошибки и неточности.

Должностная инструкция может со временем немного изменяться и корректироваться. При этом, обязательно учитывается, на сколько внесенные правки меняют должностные обязанности и нужно ли корректировать, в связи с этим, другие инструкции.

Справиться с подобным объемом работы, безусловно, очень трудно. Чтобы должностные инструкции были хорошо и правильно составлены, соответствовали всем нормам и стандартам, а так же были хорошо применимы при необходимости, доверить их составление стоит профессионалам. Юридическая компания «Бизнес и закон» оказывает услуги по разработке должностных инструкций.