“Есть несколько способов разбивать сады:

лучший из них – поручить это дело садовнику”

Карел Чапек

Режим работы: с 9:00 до 18:00
поделитьсяв соц. сетях

Организация конференции: основные моменты

Чтобы донести информацию о своей деятельности, или рассказать сотрудникам о направлениях и перспективах дальнейшей работы, проводятся конференции, семинары и т.д.

Конференция – это очень важное мероприятие для любой фирмы или компании. Тщательное планирование и подготовка требуются, даже если количество участников невелико. Каждый этап должен быть хорошо продуман, а обязанности по организации четко разделены. Даже если конференция проходит в рамках одной, небольшой компании, эффективность ее зависит от степени подготовленности.

Проводить конференцию лучше всего в специально оборудованных залах.

План организации конференций

У любого мероприятия обязательно должен быть организатор. Существует должность менеджера по организации конференций. Это человек, на плечи которого ложится ответственность за планирование, проведение и дальнейшее сопровождение мероприятия. Организатор присутствует в месте проведения конференции и решает все вопросы, которые могут возникнуть, а так же контролирует весь процесс.

Менеджер по организации конференций должен обладать определенным набором качеств, таких как: общительность, способность быстро принимать решения, умение справляться с несколькими задачами одновременно и т.д.

В процессе планирования мероприятия существует несколько основных моментов, которые обязательно нужно учитывать. Далее, разберем их чуть подробнее.

Идея конференции.

Для того, чтобы организовать данное мероприятие необходимо четко знать основную идею. Тогда все выступления и доклады объединяются одной крупной общей темой, и участники понимают, какой конкретно вопрос будет детально обсуждаться.

В зависимости от выбранной идеи, мероприятию дают название. Оно должно быть емким, понятным и содержать в себе информацию об основных целях. К тому же, если посещение конференции свободное, то при правильно выбранном названии, не будет проблем с поиском целевой аудитории.

Разработка плана мероприятия.

После определения темы конференции, необходимо разработать план, по которому будет проходить мероприятие. Если конференция крупная и занимает не один день, то планирование имеет еще большее значение. По времени так же планируются перерывы, организация питания, и культурные мероприятия, если таковые имеются.

Все доклады и выступления выстраивают в определенном порядке, чтобы плавно переходить с одной подтемы на другую. Важно так же определить, сколько времени будет занимать то или иное выступление. В конце должно оставаться время для ответа на возникшие вопросы.

Разработка плана предстоящего мероприятия проводиться за несколько недель до начала.

Определение состава участников конференции

Выбор состава участников конференции проводится строго в соответствии тематике и идеи мероприятия. Составляется список всех, кто выступает и приглашенных гостей. Рассылкой приглашений занимается менеджер по организации конференций.

Выступающие подбираются из специалистов в нужной области. Приглашенными могут быть все желающие, или же определенный круг лиц. Важно учитывать, что у любой темы конференции есть целевая аудитория – это люди, которым будет интересно именно это конкретное мероприятие. При рассылке приглашений или подачи рекламы в СМИ это обязательно учитывается.

Выбор места, времени проведения

Место и время выбирается заранее. При выборе места учитывают несколько моментов. Если мероприятие проходит в компании, то выбирается подходящий зал. В случае, когда специального помещения не предусмотрено, конференц-зал можно снять в аренду. Тогда, оснащение оборудованием и подготовка всего необходимого уже не будет задачей организаторов.

Этот вопрос особенно остро стоит в небольших городах, где компании занимают небольшие помещения и конференц-зала в них не предусмотрено. Например, в Орехово-Зуево мало помещений, где можно было бы выделить отдельное место для подобного рода мероприятий. Услуга предоставления зала в аренду очень удобна в таких случаях.

Если конференция выездная и занимает не один день, то недалеко от места проведения должно быть какое-либо средство размещения, например, гостиница.

Подготовка и оформление помещения

Для того, чтобы мероприятие прошло максимально информативно, важно техническое оснащение необходимым оборудованием. Это могут быть проекторы, микрофоны, компьютер, ноутбуки и т.д.

Помимо того, места для слушателей должны располагаться удобно, чтобы было хорошо видно и слышно все происходящее. Помещение проветривается, на столы кладут ручки, бумагу для записи, а так же, если необходимо программки, раздаточный материал, наглядные пособия, справочники и т.д.

Организация встречи и досуга участников

Участники конференции по прибытии на мероприятие проходят процедуру регистрации. Если места распределены поименно, то каждому указывают, куда ему сесть. Для прибывших из далека, организовывают транспорт до места проведения.

Часто, конференция занимает много времени, в таких случаях назначают перерыв и гостей угощают ланчем, обедом или ужином, в зависимости от времени дня. Для многодневных мероприятий организовывается полноценное питание и культурный досуг.

Организация банкета доверяется профессионалам.

После проведенного мероприятия

Когда конференция закончилась, работа организаторов не прекращается. Важна информационная поддержка: например публикации о событии в СМИ, отчеты о проведенном мероприятии. Иногда проводят опросы участников о том, какие впечатления они получили и насколько полезным для себя считают посещение конференции.

Размещение информации о проведенной конференции в СМИ не только создает положительный имидж компании, но и может служить дополнительной рекламой.

Организация такого мероприятия, как конференция – это фактически проект, который требует подготовки и четкого планирования. Очень важно следование намеченным планам и внимание к мелочам. Организатору нужно быть готовым к возникновению экстренных ситуаций и непредвиденных обстоятельств. При соблюдении основных моментов, конференция пройдет по намеченному плану и на должном уровне.

Задать вопрос